あなたはちゃんとタスク管理できていますか？
私は残業が心から嫌いなので、毎日定時ダッシュするためにタスク管理はかなり重要視しています。
残業によってプライベート時間がなくなることはそれはもうかなりのストレスです。
そういう風に思っている方多いんじゃないですかね？
- 仕事が終わらなくて、毎日１時間以上残業してる
- 期限ぎりぎりかかってしまって、ミスしがち
- 頼まれた仕事をうっかり忘れてて上司に怒られた
そんなタスク管理が苦手なあなたも、この記事で紹介するおすすめのタスク管理法を実践すれば毎日定時ダッシュできますよ！
私の方法は、あくまで自分の中で完結したい場合になります。プロジェクトなど複数人でチームになってタスク管理する場合には向いていないかもしれませんのでご了承ください。
タスク管理ができないとこうなりませんか？
タスク管理が苦手と思っているあなたは次の特徴に当てはまっていませんか？
タスク管理が出来ていない人の特徴
どうでしょうか？
これでは定時で仕事を終えるのは難しいですね…
一方でタスク管理ができている人は次のような特徴があります。
タスク管理が出来ている人の特徴
これ、わたしの元上司の特徴です。
こんな風になりたくないですか？
会社という組織に属して働くからには、目指すべきはここだなとその上司を見て学びました。
こうなるためにどうするのか考えた結果、最終的に私がたどり着いたのは「メモ機能を使う方法」です。
私が実践している１番簡単なタスク管理法
私がメモ機能を使うのにはわけがあります。
目的はタスク管理ではなく、仕事を期限内に、高いクオリティで仕上げることなので、ここで労力を使いたくありません。
エクセルではなくあえてメモ機能を使っているのにも理由があります。
エクセルだと実際のタスクである資料の中に紛れてしまうため、おすすめしません。todoリストを探すのに1秒でも時間がかけたくないですよね。
また、回線トラブル等があっても問題ないようにオフラインで使用できるところもいいですね。
実際にはこんな感じ
実際のわたしのtodoリストはこんな感じです。
作りは非常にシンプルで
- 今日中
- 急ぎ
- ToDo
- 待ち
の４つにわけて管理しています。
それぞれの意味としては以下のような感じです。
- 今日中 → ほんとに今日中。超急ぎ。
- 急ぎ → 今日でなくてもいいけど急ぎめ。期限があるもの。重要なもの。
- ToDo → 特に期限はないけどやらないといけないこと。
- 待ち → 他の人のタスクが完了しないと取り掛かれないもの。
毎日、今日やるべきことを「急ぎ」「ToDo」の中からピックアップして「今日中」に移動させていきます。
このリストをデスクトップの左端に配置しています。
タスク管理で意識するべき７のこと
では、実際にリストを作る上で意識しておくといいことは何でしょうか？作っていく際の手順に沿って解説します。
- 仕事を頼まれたり思い出した時にすぐリストに追加する
- タスクの洗い出しを行い分解する
- 優先順位つける
- 人に頼る
- すぐにできないことを伝える
- マルチタスクは避ける
- 今日のタスクは前日までに決めておく
- 番外編：マインドセット
一つずつ解説します。
仕事を頼まれたり思い出した時にすぐリストに追加する
何かの作業中に上司から仕事を頼まれたり、「あれもやらないと」と突然思い出すことありますよね。
そういうときに「あとで追加しよう」と思わず、簡単でいいのですぐにリストに追加することを意識しています。
人間の記憶ってほんとに短いもので、20分後には58％を忘れてしまうそうです。
頭の中にあるタスクをどんな些細なことでもリストに残していく癖をつけています。
タスクの洗い出しを行い分解する
先ほどリストに追加したタスクをもう少し小さなタスクにできないか考えていきます。
例えば、「メールを返信する」というタスクはこれ以上小さくすることは難しいと思いますが、「資料の作成」というタスクはその中にいくつか手順があると思います。
資料を作る前に何か確認しておくべきことがあれば、上司にミーティング時間をとってもらう必要がありますので、「上司のスケジュールを確認する」というタスクが生まれます。
なるべく小さなタスクをたくさん書き出すことで、そのタスクにかかる時間を想定することが簡単になります。
優先順位つける
タスクの洗い出しができたらそのタスクに優先順位をつけていきます。
先ほどの「今日中」「急ぎ」「ToDo」「待ち」のどれかに当てはめていく感じです。
期限があるものはタスクの後ろに期限をメモしておきます。
緊急度と重要度のマトリクスというのを一度は目にしたことがあるでしょうか？
私の場合は次のように分類しています。
そうすると、今日やることが必然と決まってきます。
人に頼る
出来上がったToDoリストを見て、めっちゃやることあるやん…ってなったあなた！
「ToDo」に当てはまったタスクの中には、自分でなくてもできる仕事も含まれていませんか？
そういう場合は、思い切ってほかの人にお願いするのがいいかと思います。
自分に余裕がある場合はよいのですが、余裕がない時仕事を抱えてしまって期限ぎりぎりになるより、先にお願いしてしまった方が、頼まれた方も余裕をもって取り組めます。
人に頼らず、期限を過ぎてしまう、完成度の低い状態で提出する方がよっぽど迷惑です。
すぐにできないことを伝える
これも人に頼ることと同じで、仕事をたくさん抱えてしまう前に上司に相談することです。
上司は部署全体の仕事を回すように管理するのが仕事ですから、相談して、期限を延ばしてもらえないか、別の人にお願いできないか考えてもらいます。
ToDoリストを作ることで自分の抱えているタスクの見える化ができれば、相談がしやすいですよね。
マルチタスクは避ける
たくさんのタスクがあった場合、同時並行（＝マルチタスク）で進めた方が効率がいいんじゃない？とも思いますが、これは逆に非効率かつストレスにもなるので、避けるようにしています。
マルチタスクのリスク
今日のタスクは前日までに決めておく
さあ、今日は何の仕事をしないといけないのか？と考えるのはその日の朝よりも前日の終業前がおすすめです。
なぜかと言うと、朝の集中力が高い時間に脳を疲れさせないためです。
タスクを整理する時間もタスクとして意識しておくといいですね。
番外編：マインドセット
ここで言うマインドセットとは、絶対に残業しない！定時で帰る！という強い意志を持つことを指しています。
これは意外と重要です。
残業ってくせになっていくもので、毎日1時間、2時間とか残業しているとそれが当たり前のようになってしまいます。
どれだけタスク整理がきちんとできていても、詰め込みすぎて毎日残業するようだったら、それはタスク管理できているとは言えないと思っています。
自分のレベルを把握して、仕事を受けない、人にお願いする、レベルアップすることも必要ですね。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
タスク管理できてる人とそうでない人、できるようになる方法をご紹介しました。
めっちゃ意識することあるやん
ってなった方も少しずつやっていけば大丈夫です。
いつしかルーティンになっていくので意識しなくてもできるように必ずなりますよ！
さあ、あなたも明日から定時で帰ってストレス軽減していきましょう。
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